Dapodik Helper

Ini adalah peringatan yang muncul pada bagian validasi aplikasi Dapodik apabila data mengalami perubahan namun menggunakan aplikasi atau tool lain diluar dapodik seperti contohnya pada gambar berikut ini.

Pesan ERROR Perubahan Data

Untuk menyelesaikan masalah ini adalah dengan melakukan perbaikan (edit) pada data yang bermasalah tersebut dari aplikasi Dapodik langsung. Solusi ini bisa dilakukan untuk pengguna DH terbaru (saat tulisan ini dibuat yang terbaru pada halaman Download adalah build 07122017). Sedangkan untuk perbaikan dengan DH versi sebelumnya atau aplikasi selain DH maka setelah pesan error tersebut muncul Dapodik akan langsung ERROR tidak dapat digunakan.

Tahapan perbaikannya adalah dengan membuka lembar edit data yang terbaca error tersebut (misal peserta didik) seperti pada gambar berikut ini.

Edit Data Bermasalah

Kemudian selanjutnya ubah salah satu item data yang tidak terkunci, misalnya dengan menambahkan "_" (spasi) pada Alamat Jalan, kemudian pilih Simpan. Periksa kembali lembar validasi dan validasi ulang maka pesan ERROR tadi akan hilang dengan sendirinya.

Pesan invalid sudah tidak ada

Setelah data terbaca valid jangan lupa untuk mengembalikan data yang tadi dilakukan pura-pura edit misalnya dengan menghapus kembali "_" (spasi) pada Alamat Jalan yang tadi ditambahkan melalui aplikasi Dapodik bukan dari DH. Inti dari prosedur ini adalah memperlakukan data-data yang dirubah melalui DH agar ditandai sebagai data yang dirubah melalui aplikasi Dapodik langsung.

Data anda adalah tanggung jawab anda, perlakukan data dan DH yang anda miliki dengan bijak.

Seperti diketahui bersama saat ini sedang ramai mengenai akses untuk membuka halaman info GTK yang dapat diakses langsung melalui tautan pada aplikasi lain yaitu SIM PKB. Setelah login pada sistem PKB akan ada menu untuk langsung membuka halaman info GTK dengan alamat hasil generate otomatis seperti gambar berikut.

Tampilan Info GTK

Terlihat pada bagian alamat tersebut memiliki alamat yang sangat panjang sehingga ada sebagian pengguna yang menyimpan alamat ini (bookmark) untuk mempermudah membuka dengan cepat. Hal ini sangat tidak direkomendasikan untuk dilakukan.

Alasannya adalah alamat tersebut bukan alamat yang sifatnya tetap, alamat untuk mengakses data guru yang sama ada kemungkinan berbeda parameter. Hal ini karena parameter yang disertakan merupakan hasil generate sistem yang bersifat dinamis, sehingga sangat mungkin untuk berubah setiap saat mengakses halaman ini.

Setiap pembaruan aplikasi tidak selalu diinformasikan secara tertulis baik di blog maupun pada halaman facebook. Namun semua perubahan akan bisa diperiksa melalui aplikasi secara langsung.

Yang perlu dilakukan adalah dengan memilih menu Help, kemudian pilih Update Aplikasi seperti tampilan berikut ini.

menu update aplikasi

Jika ada aplikasi terbaru maka informasi terkait perubahan dan fasilitas aplikasi terbaru tersebut akan ditampilkan seperti berikut.

informasi aplikasi terbaru

Dengan memilih tombol update maka Anda akan diarahkan ke alamat download aplikasi terbaru melalui web browser default yang terpasang pada komputer tersebut.

Error 504 adalah kode status HTTP yang artinya suatu server tidak menerima respon tepat waktu dari server lain yang diakses saat mencoba memuat halaman web atau permintaan lain dari web browser.

Error 504 Gateway Timeout

Dengan kata lain Error 504 biasanya menunjukan bahwa web server yang sedang dikunjungi tidak dapat merespon dengan cepat, hal ini terjadi karena beberapa hal misalnya jumlah kunjungan yang sangat padat atau ada operasi di sisi server yang membutuhkan proses lama.

Solusi pertama untuk permasalahan ini adalah dengan mencoba lagi melakukan reload alamat yang diakses (tekan F5), atau dapat juga dengan mengetik ulang alamat pada web browser.

Solusi kedua adalah dengan cara melakuka restart semua peralatan network yang digunakan seperti modem,router,switches dan hardware lainnya yang bisa menyebabkan error 504. Hanya melakukan restart daya untuk masing-masing peralatan tersebut juga bisa membantu mengatasi error 504 apabila problemnya bukan dari sisi aplikasi server.

Solusi ketiga adalah apabila pada jaringan yang digunakan terpasang atau melalui proxy pastikan browser atau aplikasi memiliki pengaturan yang sesuai, karena kesalahan pada pengaturan proxy juga dapat menyebabkan error 504.

Solusi keempat ganti DNS Server. Permasalah pada DNS jaringan yang digunakan pun bisa menimbulkan error 504, apabila DNS yang digunakan ada masalah dapat mencoba untuk mengganti alamat server DNS.

Solusi kelima koordinasi dengan ISP (penyedia jasa layanan internet) untuk memastikan bahwa kalau jaringan yang digunakan dalam kondisi tanpa masalah.

Jika semua sudah diperiksa namun belum menemukan solusi silahkan mencoba lagi di lain waktu untuk membuka alamat web atau aplikasi yang terkendala error 504 tersebut karena kemungkinan memang akses penuh atau padat ke server tersebut.

Saat melakukan proses penambahan siswa baru ataupun melakukan pemindahan siswa pindahan (mutasi) banyak yang terbiasa dengan menumpuk semua antrian hingga semua peserta didik dikumpulkan kemudian melakukan konfirmasi sekaligus. Hal ini sangat tidak disarankan, alasannya adalah proses pemindahan data sepenuhnya ke data sekolah tujuan akan sangat banyak yang bisa berakibat pada gagalnya proses sebelum antrian selesai.

proses mutasi siswa

Semakin banyak jumlah yang dikonfirmasi makan semakin banyak pula waktu yang dibutuhkan untuk melakukan konfirmasi tersebut. Sehingga akan semakin banyak pula potensi untuk gagalny melakukan konfirmasi karena antrian tersebut.

Untuk menghindari hal-hal demikian tidak ada salahnya setiap melakukan pemilihan peserta didik dari sekolah asal agar menyegerakan atau langsung melakukan konfirmasi, hal ini dimaksud agar bisa melakukan pengerjaan secara bertahap namun tidak meninggalkan pada proses antrian.

Jika ingin beberapa antrian disarankan untuk tidak melebihi dari 10 antrian, apalagi proses konfirmasi dilakukan pada jam sibuk (jam kerja).

Ternyata banyak yang beralasan tidak melakukan penambahan siswa baru secara online karena siswa pada jenjang sebelumnya masih belum diluluskan. Hal ini tentu sangat tidak benar, karena untuk menambahkan siswa baru tidak butuh sekolah jenjang sebelumnya melakukan sinkronisasi untuk meluluskan tingkat akhir.

proses tambah peserta didik baru

Saat sekolah melakukan penambahan siswa baru, maka secara otomatis pilihan sekolah yang muncul adalah jenjang yang lebih rendah. Artinya jika jenjang SMA akan menambahkan siswa baru maka pilihan sekolah yang muncul adalah jenjang SMP. Untuk menambahkan siswa baru jenjang SMP pilihan sekolah yang muncul adalah jenjang SD, begitu pula dengan SD yang akan muncul adalah jenjang TK.

Selain pilihan jenjang sekolah yang muncul sudah otomatis jenjang lebih rendah, untuk pencarian siswa juga secara otomatis hanya akan menampilkan siswa tingkat akhir saja berdasarkan pada semester sebelumnya (untuk saat ini maka yang akan muncul adalah siswa tingkat akhir pada periode 20162).

Dengan kata lain sekolah asal tanpa harus sinkron pada periode berjalan pun siswa yang akan ditarik pasti akan muncul karena memang hasil sinkronisasi dari periode sebelumnya. Beda lagi halnya jika sekolah tidak melakukan update data pada tahun pelajaran sebelumnya.

Perihal siswa yang belum sempat diluluskan oleh sekolah asal itu sudah difasilitasi oleh sistem dengan cara mencatat pendaftaran siswa tersebut hanya pada 1 sekolah saja. Artinya apabila sekolah menarik siswa baru dari jenjang yang lebih rendah maka sudah otomatis diluluskan oleh sistem. Imbasnya apabila sekolah yang belum meluluskan tersebut kemudian melakukan sinkron maka dengan sendirinya siswa tingkat akhirnya akan lulus secara sistem.

Dengan demikian tidak ada lagi alasan tidak bisa melakukan tambah siswa baru karena sekolah asal belum meluluskan siswa tingkat akhirnya.

Dengan semakin banyaknya fasilitas integrasi data dari beberapa sumber penyedia data pokok pendidikan secara realtime, tentu semakin membantu meningkatkan produktifitas kerja baik secara durasi waktu ataupun kwalitas hasil kerja. Dari segi waktu bisa banyak memangkas waktu terbuang dibandingkan dengan memproses data secara manual karena harus mengisikan semua data dari awal, sedangkan melakukan integrasi dari sumber data yang ada hanya perlu waktu yang relatif lebih cepat karena proses yang dilakukannya hanya memindahkan data melalui sistem integrator.

Tarik siswa baru dari jenjang dibawahnya

Secara kerjaan ada beberapa hal yang harus dilakukan pengelola data pokok pendidikan dalam mengawali periode tahun ajaran baru, namun tidak sedikit yang melakukannya tidak secara tertata dengan baik sehingga banyak proses yang harus bolak balik dilakukan dan dianggap tidak efektif.

Dilihat dari sudut pandang proses, ada 2 kelompok kerjaan. Yang pertama proses yang dilakukan secara online (membutuhkan koneksi internet), dan yang kedua adalah proses yang tidak membutuhkan koneksi internet (offline).

Banyak yang masih terjebak dengan mendahulukan kerjaan secara offline dan mengesampingkan kerjaan online yang notabene lebih banyak menyelesaikan beban kerjaan. Salah satu contohnya adalah dengan terlebih dahulu meluluskan siswa tingkat akhir terlebih dahulu namun tidak menyegerakan menambah peserta didik baru secara online, atau malah menambahkan siswa baru secara manual.

Dilihat dari segi efektifitas kerjaan, mendahulukan beberapa proses online tentu lebih mempercepat kerjaan. Misalnya dengan melakukan proses penarikan PTK terlebih dahulu sebelum melakukan prefill tentu akan mempermudah saat melakukan pembuatan rombongan belajar karena PTK sudah tersedia. Begitu juga dengan peserta didik, saat mendahulukan menambahkan siswa baru secara online tentu saja akan banyak memangkas waktu jika dibandingkan dengan menambahkan secara manual.

Sedangkan dari segi kwalitas data, menambahkan peserta didik secara online tentu saja jauh lebih lengkap karena sudah ada yang lebih dulu menggunakan data tersebut sehingga beberapa data misalnya NISN sudah tersedia tanpa harus melakukan proses verivikasi untuk mendapatkan nomor yang valid.

Dengan melihat dari beberapa sudut pandang inilah dapat disimpulkan bahwa menggunakan fasilitas integrasi data secara online jauh lebih efektif dibandingkan dengan proses secara manual. Namun prosedur atau cara yang mana yang lebih cocok digunakan tentu kembali ke masing-masing pengelola data disesuaikan dengan fasilitas, situasi dan kondisi yang ada.