Dapodik Helper

SSO dapodik saat ini sudah ditambahkan autentikasi dua tahap atau bahasa lain yang lebih familiar adalah two factor authentication. Namun fungsi ini belum bersifat memaksa untuk semua akun agar menerapkan autentikasi dua tahap, jadi untuk sobat yang belum memiliki smartphone masih dapat menggunakan akun dapodik.

Proses aktivasinya dilakukan saat pengguna melakukan login ke aplikasi, untuk tahapan lengkapnya silahkan untuk langsung melihat video berikut.

Setiap pembaruan aplikasi tidak selalu diinformasikan secara tertulis baik di blog maupun pada halaman facebook. Namun semua perubahan akan bisa diperiksa melalui aplikasi secara langsung.

Yang perlu dilakukan adalah dengan memilih menu Help, kemudian pilih Update Aplikasi seperti tampilan berikut ini.

menu update aplikasi

Jika ada aplikasi terbaru maka informasi terkait perubahan dan fasilitas aplikasi terbaru tersebut akan ditampilkan seperti berikut.

informasi aplikasi terbaru

Dengan memilih tombol update maka Anda akan diarahkan ke alamat download aplikasi terbaru melalui web browser default yang terpasang pada komputer tersebut.

Masih banyak yang tidak faham mengenai maksud dari autentikasi karena dalam keseharian lebih familiar menggunakan istilah login. Fitur ini sudah ada sejak Dapodik Helper versi 2.5 namun jarang digunakan oleh pengguna aplikasi.

Fasilitas ini berfungsi melindungi beberapa fungsi yang dianggap rentan untuk disalah gunakan oleh pengguna yang tidak bertanggung jawab, sehingga untuk menggunakannya dibutuhkan verifikasi untuk memastikan yang sedang menggunakan aplikasi Dapodik Helper adalah operator data sekolah terkait.

Navigasi untuk menggunakan autentikasi bisa melalui toolbar langsung, atau dengan menggunakan sub menu hasilnya sama saja.

Toolbar autentikasi

Untuk akses melalui toolbar klik icon toolbar paling kiri yang bergambar orang (lihat gambar atas), atau dengan menggunakan menu File dan sub Menu Autentikasi (lihat gambar bawah).

Menubar autentikasi

Pada gambar diatas bisa kita lihat pada menu File ada dua menu yang tidak aktif yaitu Profil Sekolah (menu pertama) dan Data Terhapus (menu ketiga), menu tersebut adalah contoh fasilitas yang terlindungi dibalik autentikasi.

Selanjutnya jendela autentikasi akan muncul seperti dibawah ini. Untuk mengisi username gunakan usernama yang sama dengan aplikasi Dapodikdas atau Dapodikmen, begitu juga dengan password.

Jendela Autentikasi

Selanjutnya klik tombol Login. Apabila berhasil melakukan autentikasi maka akan muncul notifikasi seperti berikut.

Autentikasi berhasil

Untuk memastikan Anda sudah berhasil melakukan autentikasi dapat dicoba dengan membuka kembali menu File dan hasilnya seperti gambar dibawah ini dengan kondisi menu yang sebelumnya non aktif kini menjadi aktif namun untuk menu Autentikasi sendiri menjadi tidak aktif.

Fitur aktif setelah Autentikasi

Masih banyak fasilitas lainnya yang hanya aktif saat berhasil melakukan autentikasi, silahkan dicoba dan digunakan untuk membantu kerjaan pengolah data. Jangan menyalah gunakan fasilitas-fasilitas yang disediakan dalam Dapodik Helper agar data yang diolah tidak rusak atau bermasalah.

Dari usulan fasilitas Dapodik Helper yang banyak diminta pengguna adalah kemampuan untuk membuat kartu NISN lengkap dengan QR Code. Hal ini dapat membantu khususnya operator yang dituntut agar bisa memberikan bukti fisik kepada sekolahnya dari apa yang sudah dikerjakan. Memang hal yang simpel namun bisa menjadi satu bukti hasil kerja.

Fasilitas ini dapat digunakan melalui tampilan tab Peserta Didik, kemudian pilih salah satu nama peserta didik yang akan dicetak. Selnjutnya klik kanan pada peserta didik tersebut.

Menu Kartu NISN

Selanjutnya pilih menu "Kartu NISN" dan muncul jendela sebagai berikut.

Pilih Direktori Simpan

Pilih direktori tujuan penyimpanan kartu yang akan dibuat, kemudian pilih tombol "Select". Apabila proses telah selesai akan muncul dialog seperti berikut.

Berhasil Menyimpan

Untuk melihat hasilnya buka direktori tempat penyimpanan menggunakan Window Explorer. Nama file yang dihasilkan adalah nomor NISN siswa tersebut dengan jenis file gambar .png.

File Hasil

Tampilan kartu yang dihasilkan seprti berikut.

Tampilan Kartu

Sampai disini anda sudah berhasil membuat kartu NISN untuk salah satu siswa tadi, silahkan ulangi untuk siswa lainnya sehingga direktori terisi penuh file semua kartu peserta didik yang dicetak.

Apabila tampilan desain ini dianggap terlalu sederhana pengguna juga dapat membuat template sendiri menggunakan desain sendiri, untuk hal ini akan dibahas pada uraian selanjutnya.

Judul informasi ini memang sedikit membingungkan, namun maksudnya adalah menjelaskan cara melakukan restore prefill baru hasil download dari server dapodik tanpa harus melakukan install ulang aplikasi dapodik.

Untuk prosedur yang ada saat ini apabila hendak melakukan restore prefill untuk menjamin data yang direstore adalah murni hasil unduh dari server maka cara yang harus dilakukan adalah dengan melakukan install ulang aplikasi dapodik, karena apabila tidak dilakukan install ulang dikhawatirkan data lama sebelum proses restore prefill masih tersisa pada database lokal.

Fasilitas untuk mengosongkan database lokal tanpa harus install ulang aplikasi pada Dapodik Helper sudah tersedia sejak release versi 2.5, namun belum pernah dijelaskan melalui tulisan yang diposting disini. Untuk menggunakan fasilitas ini gunakan sub menu Register Prefill pada menu File.

Menu Register Prefill

Tampilan jendela utamanya seperti berikut.

Pada jendela ini bisa melakukan 2 fungsi yang berbeda yaitu melakukan pengosongan database dan melakukan restore file prefill (.prf) hasil download dari server dapodik.

Untuk funggsi yang pertama yaitu mengosongkan database yang perlu dilakukan adalah dengan memilih opsi 'Kosongkan data' tanpa perlu mengisikan atau memilih yang lainnya, kemudian klik tombol proses.
Muncul dialog konfirmasi seperti diatas, selanjutnya pilih tombol OK. Tunggu beberapa saat (untuk komputer tertentu aplikasi terlihat seperti Not Responding), apabila sudah selesai akan muncul informasi seperti berikut.

Sampai disini proses mengosongkan database sudah selesai, selanjutnya dapat langsung membuka aplikasi dapodik untuk mulai melakukan proses registrasi prefill.

Apabila hendak melakukan restore menggunakan Dapodik Helper langsung pada proses diatas urutannya adalah masukan Kode Registrasi, kemudian pilih direktori tempat menyimpan file prefill (tidak harus dilokasi c:\prefill_dapodik di direktori manapun bisa) dan pilih kosongkan data, namun apabila Kode Registrasi dikosongkan dan 'Kosongkan data' dipilih yang akan dilakukan oleh aplikasi hanya sebatas mengosongkan tanpa melakukan proses restore data prefill.

Untuk fungsi yang kedua yaitu melakukan restore prefill langsung masih dalam tahap uji coba dan bisa dilakukan pada versi DapodikDas, sehingga apabila ditemukan problem saat melakukan proses tersebut mohon dikirimkan informasi masalahnya agar bisa diperbaiki.

Semoga informasi ini membantu pengguna Dapodik Helper dan dapat mengurangi rangkaian proses panjang saat melakukan registrasi prefill.

Fasilitas aplikasi Dapodik saat ini secara langsung tidak menyediakan untuk melakukan ganti password, sehingga apabila lupa password cara yang harus dilakukan adalah dengan melakukan install ulang.

Melakukan install ulang aplikasi merupakan cara yang tidak mudah dilakukan bagi sebagian orang. Seperti diketahui untuk melakukan hal tersebut paling tidak kita akan merestore kondisi data dengan hasil prefill yang diunduh dari web pendataan. Apabila sudah melakukan sinkronisasi mungkin tidak terlalu repot namun jika dilakukan saat belum sempat melakukan sinkronisasi tentu pengguna harus melakukan input ulang data.

Untuk melakukan penggantian password melalui dapodik helper yang dibutuhkan hanya kode registrasi aplikasi Dapodik. Fasilitas ini bisa diakses dari menu maintenance kemudian pilih Pengguna.

Menu Pengguna

Pada jendela pengguna pilih tab 'Reset Password' seperti tampilan gambar dibawah ini.

Tab Reset Password

Masukan kode registrasi kemudian pilih tombol 'reset'.

Entry Kode

Pada bagian 'Username' akan tampil email yang terdaftar sebagai pengguna untuk sekolah tersebut, apabila lebih dari satu pengguna maka selanjutnya pilih email yang akan diganti passwordnya.

Pilih Username Target

Masukan password dan konfirmasi password kemudian pilih tombol 'Ganti Password'.

Entry Password Baru

Apabila berhasil akan ada informasi seperti berikut.

Silahkan coba untuk login menggunakan aplikasi Dapodik dengan password baru tersebut, atau bisa menggunakan menu authentikasi yang sudah disediakan pada Dapodik Helper.

Banyak saran masukan dari pengguna agar Dapodik Helper dilengkapi dengan fasilitas export data kedalam bentuk excel. Sebagai tindak lanjut dari masukan itu pada tanggal 21 April 2014 bertepatan dengan Hari Kartini dikeluarkan release aplikasi yang sudah menambahkan fungsi export data kedalam bentuk spreadsheet dengan format Comma Separated Value (CSV).

Tampilan Data Pokok

Sejauh ini yang sudah dapat di export adalah data Peserta Didik dan PTK (Pendidik dan Tenaga Kependidikan). Cakupan keluaran data yang diexport sama seperti pada proses cetak formulir hanya jumlah data yang dikeluarkannya saja yang berbeda, kalau untuk cetak formulir hanya menampilkan data individu terkait sedangkan pada fungsi export menampilkan semua individu pada sekolah yang dipilih.

Menu Export

Untuk menggunakan fasilitas ini bisa langsung dari tampilan jendela Data Pokok, kemudian pilih tab jenis data yang akan diexport (misal Peserta Didik). Pada tampilan data Peserta Didik tersebut klik kanan pada salah satu baris untuk memunculkan menu, kemudian pilih 'Export (*.csv)'.

Simpan File

Selnjutnya akan muncul jendela penyimpanan silahkan pilih target lokasi penyimpanan serta nama file untuk penyimpanan data tersebut, selanjutnya pilih tombol 'Save'.

Data hasil export yang sudah dalam bentuk CSV dapat dibuka menggunakan Microsoft Excel, Open Office, Libre Office dan spreadsheet office lainnya atau bisa juga hanya dengan menggunakan notepad. Sehingga lebih fleksibel dibandingkan menggunakan format XLS.

Data Hasil Export

Sejak dimunculkannya pilihan sekolah pada jendela pengaturan aplikasi banyak yang mengartikan kalau pengaturan ini digunakan untuk membatasi fungsi bakcup data. Hal ini akan kelihatan pada aplikasi dengan isi data lebih dari satu sekolah. Untuk aplikasi yang hanya menyimpan satu sekolah secara otomatis terpilih.

Menu Pengaturan

Fungsi pemilihan sekolah ini sebenarnya TIDAK PENGARUH untuk fasilitas backup data. Backup data tetap akan menarik semua data yang ada pada komputer tersebut tanpa memilih sekolah yang ada didalamnya.

Setting Pilihan Sekolah

Pengaruh pemilihan sekolah pada pengaturan aplikasi adalah pada tampilan 'Data Pokok'. Kalau sebelumnya aplikasi akan menampilkan semua data yang ada pada komputer tersebut, kini dibatasi hanya menampilkan data dari sekolah yang dipilih saja. Ada masukan dari teman-teman operator yang menggunakan aplikasi untuk multi sekolah yang mengalami kesusahan karena agak lama untuk menampilkan semua data tersebut terutama data peserta didik.

Tampilan Data Pokok

Banyak sekali yang bertanya dengan pertanyaan yang sama yaitu 'dapodik helper yang terbaru versi berapa?' atau 'dapodik helper yang saya miliki apakah sudah terbaru?' dan pertanyaan sejenis lainnya. Untuk mengetahui apakah aplikasi Dapodik Helper yang terpasang pada komputer Anda sudah terbaru atau belum bisa langsung memeriksa dari aplikasi langsung.

Pada menu 'Help' terdapat menu 'Update Aplikasi' seperti tampilan dibawah ini.

Tampilan menu update

Selanjutnya aplikasi akan terhubung ke server sumber untuk melakukan pemeriksaan versi aplikasi, silahkan tunggu beberapa saat (tergantung kondisi koneksi internet).

Apabila aplikasi yang terpasang pada komputer tersebut sudah terbaru maka akan ada tampilan 'Aplikasi sudah terbaru' informasi seperti berikut.

Aplikasi terbaru

Namun jika aplikasi yang terpasang bukan merupakan aplikasi terbaru maka akan tampil seperti berikut.

Aplikasi belum terbaru

Jika aplikasi belum terbaru silahkan download aplikasi yang tersedia pada halaman Download, kemudian lakukan instalasi seperti biasa. Saat melakukan instalasi yang kedua atau lebih maka otomatis akan melakukan update aplikasi Dapodik Helper tersebut sehingga tidak perlu melakukan uninstall terlebih dahulu. Namun jika menghendaki melakukan uninstall terlebih dahulu juga tidak masalah.

Tampilan dapodik helper yang sangat simpel dan sederhana memang tidak ada aksesoris khusus untuk melakukan pencarian data dari setiap tampilan. Namun hal ini bukan berarti pada aplikasi dapodik helper tidak menyediakan fasilitas pencarian. Fasilitas ini merupakan fasilitas yang sangat mendasar untuk setiap aplikasi yang menggunakan database.

Untuk memulai menggunakan fasilitas pencarian pada dapodik helper dapat langsung dari masing masing tampilan data. Misalnya kita akan melakukan pencarian data siswa yang harus dilakukan adalah masuk ke menu Data pokok kemudian pilih tab Peserta Didik.

Saat berada di jendela utama Peserta Didik klik salah satu siswa tersebut bisa diurutan awal, tengah, akhir atau dibagian manapun.

Pilih salah satu data

Setelah salah satu data pada tampilan itu terseleksi (ditandai dengan latar belakang berwarna biru) selanjutnya bisa langsung mengetikan kata kunci pencarian (pada contoh ini misalna ketik za).

Hasil pencarian data

Apa yang telah kita ketik akan muncul pada bagian bawah kiri (nomor 2) dan secara bersamaan apabila pencarian itu ditemukan maka data hasil pencarian diberi tanda latar belakang yang berbeda, sedangkan data lain yang tidak menyediakan data sesuai kata kunci pencarian akan hilang dari tampilan.

Untuk mengembalikan dari kondisi pencarian tekan tombol esc pada keyboard.

Fasilitas cetak formulir yang sudah disediakan saat ini target pencetakannya adalah printer. Namun bukan berarti tidak mungkin untuk mencetak kedalam format file pdf, untuk dapat melakukan hal ini diperlukan satu aplikasi pendukung yang dapat menyediakan virtual printer . Ada banyak aplikasi yang bisa melakukan hal ini salah satunya yang sudah disediakan link websitenya pada halaman download yaitu doPDF.

Karakterisik aplikasi ini adalah bertindak selayaknya printer namun saat melakukan penulisan bukan kedalam port printer melainkan kedalam bentuk file. Pastikan virtual printer doPDF sudah terpasang pada komputer yang akan digunakan mencetak formulir, setelah melakukan instalasi biasanya meminta komputer untuk melakukan restart, lakukan restart jika diperlukan.

Dari jendela utama seperti halnya menampilkan data pilih menu File - Data Pokok.

Tampilan Utama Dapodik Helper

Dari tampilan jendela utama Data Pokok pilih data yang akan dicetak formulirnya misalnya data PTK dengan memilih tab PTK, selanjutnya pilih salah satu nama dan klik kanan pada nama PTK tersebut kemudian pilih menu Cetak Formulir PTK.

Tampilan Data PTK

Selanjutnya akan tampil jendela pratinjau seperti berikut.

Preiew Formulir

Tampilan diatas adalah tampilan yang selanjutnya akan dicetak ke printer. Apabila sudah yakin akan mencetak formulir tersebut lanjutkan dengan memilih tombol Print dan akan muncul dialog printer.

Pilihan printer

Pilih nama printer yang akan digunakan dalam hal ini doPDF untuk mencetak formulir kedalam file PDf. Pilih tombol Properties untuk mengatur jenis dan ukuran kertas yang akan digunakan untuk mencetak formulir selanjutnya pilih tombol OK. Apabila tujuan cetak adalah kertas selanjutnya silahkan tunggu sampai proses cetak selesai namun jika tujuannya adalah PDF akan tampil jendela untuk menentukan tujuan penyimpanan file.

Lokasi simpan PDF

Tentukan lokasi penyimpanan file PDF kemudian pilih tombol OK. Jika pilihan 'Open PDF in reader' dipilih maka setelah proses cetak selesai pdf reader pada komputer tersebut otomatis akan menampilkan hasil cetak formulir tersebut.

Hasil file PDF

Setelah tersimpan dalam bentuk file PDF anda dapat mencetaknya kedalam kertas di lain waktu atau menyimpannya kedalam arsip file.

Ada banyak kesalahan yang dilakukan operator mengenai prosedur menghilangkan data terutama terkait data peserta didik yang sering sekali terjadi. Pada aplikasi dapodik terdapat fasilitas hapus tujuannya adalah untuk menghapus data yang benar-benar tidak dibutuhkan atau ada kesalahan dalam pengisian. Sedangkan untuk menghilangkan data untuk peserta didik itu sendiri prosedurnya adalah dengan mengeluarkan siswa tersebut misalnya dengan prosedur mutasi atau lulus, begitu juga dengan PTK yang bisa dilakukan mutasi.

Untuk faktor ketidaksengajaan menghapus data dari aplikasi ini sebetulnya data tidak hilang secara permanen, melainkan tersimpan ditempat khusus data terhapus. Sebagai 'pelengkap' dapodik helper menyediakan fasilitas penolong tersebut agar data yang terhapus tersebut dapat dikembalikan lagi.

Untuk dapat menggunakan fasilitas ini dari menu utama 'File' pilih 'Data terhapus' seperti tampilan berikut

Menu data terhapus

selanjutnya akan tampil jendela utama data terhapus

Data terhapus

data yang bisa dikembalikan adalah semua data yang dihapus melalui aplikasi dapodik. Jika operator melakukan penghapusan data dengan cara-cara selain dari aplikasi dapodik maka data tersebut belum tentu bisa dikembalikan karena untuk melakukan hapus data ada prosedur tersendiri menyangkut relasional data yang terkait.

Pada contoh berikut adalah tampilan data siswa yang terhapus yaitu pada tab 'Peserta didik'. Untuk mengembalikan siswa tersebut yaitu pilih nama siswa tersebut, kemudian klik kanan untuk memunculkan pilihan, selanjutnya pilih 'Kembalikan peserta didik'.

Proses mengembalikan data terhapus

Cara sejenis juga bisa digunakan untuk mengembalikan data lainnya, misalnya pada tab 'Rombongan belajar' seperti berikut

Rombongan belajar terhapus

Melakukan restore data adalah mengganti database yang saat ini digunakan dengan database yang baru hasil backup yang sudah dibahas pada topik sebelumnya. Yang perlu dipahami adalah database yang ditimpa merupakan database utuh bukan hanya satu sekolah (apabila aplikasi terpasang lebih dari satu sekolah).

Sebelum melakukan restore pastikan data yang asli sudah dibackup terlebih dahulu untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan, misalnya database hasil restore tidak kompatibel dengan aplikasi dapodik yang terpasang pada komputer tersebut atau hal lainnya.

Untuk melakukan proses restore pada jendela utama masih sama dengan saat melakukan backup yaitu melalui menu 'Maintenance' kemudian pilih 'Restore Data'.

Menu restore

Selanjutnya akan masuk ke tampilan utama restore data seperti berikut.

Tampilan utama restore

Pada tampilan tersebut pilih tombol 'Restore' (kotak merah) untuk memilih file .dbk yang akan direstore.

Pilih file .dbk

Pilih file .dbk yang akan direstore (kotak merah 1) kemudian pilih tombol 'Open' (kotak merah 2) selanjutnya akan kembali ke tampilan sebelumnya dengan beberapa informasi proses restore data.

Proses restore data

Proses ini membutuhkan waktu beberapa menit (tergantung kondisi komputer dan ukuran data). Selama proses restore berlangsung mohon jangan menggunakan aplikasi DAPODIK sampai proses restore selesai seperti berikut.
Proses restore database berhasil dilakukan apabila ada informasi seperti diatas apabila scroll bar digeser ke atas maka semua proses eksekusi pada database itu ditampilkan dengan awalan tiap baris 'pg_restore:'. Namun jika gagal melakukan restore informasi yang muncul tidak demikian.

Apabila database gagal restore atau karena alasan lainnya pengguna menghendaki data sebelum restore kembali lagi caranya adalah dengan memilih tombol 'Restore Temp Data' pada pojok kiri bawah. Dapodik Helper melakukan pemindahan data utama ke database temporary setiap melakukan proses restore, namun yang data yang diamankan tersebut hanya data terakhir sebelum proses restore itu dilakukan. Sehingga untuk mengamankan beberapa tahap sebelum restore tetap harus melalui backup file .dbk.