Dapodik Helper

Setiap pembaruan aplikasi tidak selalu diinformasikan secara tertulis baik di blog maupun pada halaman facebook. Namun semua perubahan akan bisa diperiksa melalui aplikasi secara langsung.

Yang perlu dilakukan adalah dengan memilih menu Help, kemudian pilih Update Aplikasi seperti tampilan berikut ini.

menu update aplikasi

Jika ada aplikasi terbaru maka informasi terkait perubahan dan fasilitas aplikasi terbaru tersebut akan ditampilkan seperti berikut.

informasi aplikasi terbaru

Dengan memilih tombol update maka Anda akan diarahkan ke alamat download aplikasi terbaru melalui web browser default yang terpasang pada komputer tersebut.

Error 504 adalah kode status HTTP yang artinya suatu server tidak menerima respon tepat waktu dari server lain yang diakses saat mencoba memuat halaman web atau permintaan lain dari web browser.

Error 504 Gateway Timeout

Dengan kata lain Error 504 biasanya menunjukan bahwa web server yang sedang dikunjungi tidak dapat merespon dengan cepat, hal ini terjadi karena beberapa hal misalnya jumlah kunjungan yang sangat padat atau ada operasi di sisi server yang membutuhkan proses lama.

Solusi pertama untuk permasalahan ini adalah dengan mencoba lagi melakukan reload alamat yang diakses (tekan F5), atau dapat juga dengan mengetik ulang alamat pada web browser.

Solusi kedua adalah dengan cara melakuka restart semua peralatan network yang digunakan seperti modem,router,switches dan hardware lainnya yang bisa menyebabkan error 504. Hanya melakukan restart daya untuk masing-masing peralatan tersebut juga bisa membantu mengatasi error 504 apabila problemnya bukan dari sisi aplikasi server.

Solusi ketiga adalah apabila pada jaringan yang digunakan terpasang atau melalui proxy pastikan browser atau aplikasi memiliki pengaturan yang sesuai, karena kesalahan pada pengaturan proxy juga dapat menyebabkan error 504.

Solusi keempat ganti DNS Server. Permasalah pada DNS jaringan yang digunakan pun bisa menimbulkan error 504, apabila DNS yang digunakan ada masalah dapat mencoba untuk mengganti alamat server DNS.

Solusi kelima koordinasi dengan ISP (penyedia jasa layanan internet) untuk memastikan bahwa kalau jaringan yang digunakan dalam kondisi tanpa masalah.

Jika semua sudah diperiksa namun belum menemukan solusi silahkan mencoba lagi di lain waktu untuk membuka alamat web atau aplikasi yang terkendala error 504 tersebut karena kemungkinan memang akses penuh atau padat ke server tersebut.

Saat melakukan proses penambahan siswa baru ataupun melakukan pemindahan siswa pindahan (mutasi) banyak yang terbiasa dengan menumpuk semua antrian hingga semua peserta didik dikumpulkan kemudian melakukan konfirmasi sekaligus. Hal ini sangat tidak disarankan, alasannya adalah proses pemindahan data sepenuhnya ke data sekolah tujuan akan sangat banyak yang bisa berakibat pada gagalnya proses sebelum antrian selesai.

proses mutasi siswa

Semakin banyak jumlah yang dikonfirmasi makan semakin banyak pula waktu yang dibutuhkan untuk melakukan konfirmasi tersebut. Sehingga akan semakin banyak pula potensi untuk gagalny melakukan konfirmasi karena antrian tersebut.

Untuk menghindari hal-hal demikian tidak ada salahnya setiap melakukan pemilihan peserta didik dari sekolah asal agar menyegerakan atau langsung melakukan konfirmasi, hal ini dimaksud agar bisa melakukan pengerjaan secara bertahap namun tidak meninggalkan pada proses antrian.

Jika ingin beberapa antrian disarankan untuk tidak melebihi dari 10 antrian, apalagi proses konfirmasi dilakukan pada jam sibuk (jam kerja).

Ternyata banyak yang beralasan tidak melakukan penambahan siswa baru secara online karena siswa pada jenjang sebelumnya masih belum diluluskan. Hal ini tentu sangat tidak benar, karena untuk menambahkan siswa baru tidak butuh sekolah jenjang sebelumnya melakukan sinkronisasi untuk meluluskan tingkat akhir.

proses tambah peserta didik baru

Saat sekolah melakukan penambahan siswa baru, maka secara otomatis pilihan sekolah yang muncul adalah jenjang yang lebih rendah. Artinya jika jenjang SMA akan menambahkan siswa baru maka pilihan sekolah yang muncul adalah jenjang SMP. Untuk menambahkan siswa baru jenjang SMP pilihan sekolah yang muncul adalah jenjang SD, begitu pula dengan SD yang akan muncul adalah jenjang TK.

Selain pilihan jenjang sekolah yang muncul sudah otomatis jenjang lebih rendah, untuk pencarian siswa juga secara otomatis hanya akan menampilkan siswa tingkat akhir saja berdasarkan pada semester sebelumnya (untuk saat ini maka yang akan muncul adalah siswa tingkat akhir pada periode 20162).

Dengan kata lain sekolah asal tanpa harus sinkron pada periode berjalan pun siswa yang akan ditarik pasti akan muncul karena memang hasil sinkronisasi dari periode sebelumnya. Beda lagi halnya jika sekolah tidak melakukan update data pada tahun pelajaran sebelumnya.

Perihal siswa yang belum sempat diluluskan oleh sekolah asal itu sudah difasilitasi oleh sistem dengan cara mencatat pendaftaran siswa tersebut hanya pada 1 sekolah saja. Artinya apabila sekolah menarik siswa baru dari jenjang yang lebih rendah maka sudah otomatis diluluskan oleh sistem. Imbasnya apabila sekolah yang belum meluluskan tersebut kemudian melakukan sinkron maka dengan sendirinya siswa tingkat akhirnya akan lulus secara sistem.

Dengan demikian tidak ada lagi alasan tidak bisa melakukan tambah siswa baru karena sekolah asal belum meluluskan siswa tingkat akhirnya.

Dengan semakin banyaknya fasilitas integrasi data dari beberapa sumber penyedia data pokok pendidikan secara realtime, tentu semakin membantu meningkatkan produktifitas kerja baik secara durasi waktu ataupun kwalitas hasil kerja. Dari segi waktu bisa banyak memangkas waktu terbuang dibandingkan dengan memproses data secara manual karena harus mengisikan semua data dari awal, sedangkan melakukan integrasi dari sumber data yang ada hanya perlu waktu yang relatif lebih cepat karena proses yang dilakukannya hanya memindahkan data melalui sistem integrator.

Tarik siswa baru dari jenjang dibawahnya

Secara kerjaan ada beberapa hal yang harus dilakukan pengelola data pokok pendidikan dalam mengawali periode tahun ajaran baru, namun tidak sedikit yang melakukannya tidak secara tertata dengan baik sehingga banyak proses yang harus bolak balik dilakukan dan dianggap tidak efektif.

Dilihat dari sudut pandang proses, ada 2 kelompok kerjaan. Yang pertama proses yang dilakukan secara online (membutuhkan koneksi internet), dan yang kedua adalah proses yang tidak membutuhkan koneksi internet (offline).

Banyak yang masih terjebak dengan mendahulukan kerjaan secara offline dan mengesampingkan kerjaan online yang notabene lebih banyak menyelesaikan beban kerjaan. Salah satu contohnya adalah dengan terlebih dahulu meluluskan siswa tingkat akhir terlebih dahulu namun tidak menyegerakan menambah peserta didik baru secara online, atau malah menambahkan siswa baru secara manual.

Dilihat dari segi efektifitas kerjaan, mendahulukan beberapa proses online tentu lebih mempercepat kerjaan. Misalnya dengan melakukan proses penarikan PTK terlebih dahulu sebelum melakukan prefill tentu akan mempermudah saat melakukan pembuatan rombongan belajar karena PTK sudah tersedia. Begitu juga dengan peserta didik, saat mendahulukan menambahkan siswa baru secara online tentu saja akan banyak memangkas waktu jika dibandingkan dengan menambahkan secara manual.

Sedangkan dari segi kwalitas data, menambahkan peserta didik secara online tentu saja jauh lebih lengkap karena sudah ada yang lebih dulu menggunakan data tersebut sehingga beberapa data misalnya NISN sudah tersedia tanpa harus melakukan proses verivikasi untuk mendapatkan nomor yang valid.

Dengan melihat dari beberapa sudut pandang inilah dapat disimpulkan bahwa menggunakan fasilitas integrasi data secara online jauh lebih efektif dibandingkan dengan proses secara manual. Namun prosedur atau cara yang mana yang lebih cocok digunakan tentu kembali ke masing-masing pengelola data disesuaikan dengan fasilitas, situasi dan kondisi yang ada.

Kode registrasi adalah salah satu kunci pada aplikasi data pokok pendidikan. Tanpa kode registrasi sekolah tidak dapat memulai melakukan entry data.

Aplikasi Dapodik 2018

Pada perjalanannya kode registrasi tidak bersifat permanen, artinya jika dibutuhkan sekolah dapat meminta kepada dinas pengelola untuk melakukan reset kode registrasi.

Beberapa pertimbangan yang mendasari dilakukannya reset kode registrasi diantaranya adalah karena pergantian pengelola pendataan pada tingkat satuan pendidikan (sekolah), terjadinya tindakan pengrusakan terhadap data sekolah juga jadi dasar lain untuk melakukan reset kode registrasi. Kepala sekolah yang paham tingkat kepentingan data pokok pendidikan akan selalu sigap melakukan ini apabila pengelola di sekolahnya berganti orang.

Melakukan reset kode registrasi selain mengamankan data juga bisa menjadi penghambat pekerjaan apabila dilakukan bukan pada waktu yang tepat. Misalnya sekolah melakukan reset kode registrasi disaat proses entry data dilakukan dan belum melakukan sinkronisasi, karena akan berakibat sekolah menemui kendala dalam hal sinkronisasi bahkan terancam melakukan kerja ulang.

Kesimpulannya adalah lakukan permintaan reset kode registrasi hanya jika terjadi hal-hal yang bisa membuat data sekolah menjadi rusak atau berpotensi dirusak oleh orang lain, dan tidak diperkenankan melakukan proses reset kode registrasi hanya untuk iseng atau main-main.

Banyak sekolah beranggapan bahwa dengan melakukan sinkronisasi dapodik pada periode tertentu merupakan tolak ukur bahwa sekolah tersebut aktif, padahal indikator ini tidak sepenuhnya benar. Sekolah melakukan sinkronisasi data pada periode Semester I 2017/2018 belum tentu dianggap aktif pada periode tersebut apabila tidak melengkapi beberapa data penting.

logo aplikasi dapodik

Indikator periode aktif berbeda dengan periode waktu sinkronisasi. Artinya riwayat sinkronisasi bukanlah periode yang dibaca sistem sebagai periode aktif, namun isi beberapa data yang mengandung periode yang akan dijadikan acuan sekolah tersebut telah mengirimkan data atau belum.

Data pertama yang memiliki variable periode adalah Rombongan Belajar. Pada rombongan belajar terdapat identitas Semester untuk rombongan belajar tersebut, artinya adalah sekolah melakukan sinkron pada periode ini belum tentu data rombelnya untuk periode ini juga, bisa saja hanya terdapat data rombongan belajar semester sebelumnya.

Selanjutnya selain rombongan belajar data yang memiliki identitas periode adalah data Guru dan Tenaga Kependidikan. Identitasnya adalah penugasan guru tersebut pada tahun ajaran tertentu, berbeda dengan rombongan belajar yang memiliki 2 periode setiap tahun ajaran karena menggunakan variable semester.

Dan yang terakhir adalah data periodik pada beberapa data diantaranya adalah sekolah, prasarana dan peserta didik. Walaupun tidak jarang sekolah memandang sebelah mata dengan data periodik ini namun kenyataanya periodik ini dibaca sistem untuk dijadika salah satu indikator keaktifan pada periode tertentu. Salah satu contoh kebutuhan data dari data periodik ini adalah sekolah pada semester tertentu apakah menerima atau menolak Bantuan Operasional Bos. Ada juga kerusakan data prasarana untuk dijadikan sebagai dasar oleh pengguna dana yang biasanya terkait dengan bantuan pembangunan dan sejenisnya.

Dari semua data yang disebutkan diatas tentu saja yang tidak bisa dipungkiri adalah saling keterkaitan (relasional) antara satu dan lainnya yang diidentifikasikan pada isian pembelajaran. Pembelajaran mengaitkan hampir semua data primer dapodik. Disana ada data rombongan belajar, prasarana, peserta didik sebagai anggota rombonganan belajar, guru sebagai pengajaran mata pelajaran tertentu.

Demikian hal-hal penting yang menjadi perhatian para pengelola Data Pokok Pendidikan, mudah-mudahan bisa menjadi pengingat dan rambu-rambu dalam mengerjakan pengisian data pokok pendidikan.

Permasalahan klaim pangkat golongan dan atau masa kerja yang berbeda antara aplikasi dapodik dan yang pada sistem yang terkait dengan tunjangan merupakan masalah klasik namun selalu terjadi pada tiap periode pendataan.

Sebelum memulai mengerjakan data untuk tahun ajaran baru yang mungkin segera dimulai ini tidak ada salahnya untuk mengingatkan agar permasalahan ini tidak lagi terulang.

Mengapa data pangkat golongan dan masa kerja ini jadi hal penting selain data pembelajaran? karena perhitungan gaji pokok mengacu pada dua data tersebut. Artinya jika ada ketidaksesuaian antara 2 data ini maka akan mengakibatkan variable gaji pokok juga bergeser.

Data pangkat golongan dan masa kerja pada dapodik diambil dari entry data turunan PTK yaitu Riwayat Kepangkatan dan Riwayat Kenaikan Gaji Berkala (KGB). Hanya 2 data riwayat itu yang mengandung informasi pangkat golongan dan masa kerja sehingga setiap menyesuaikan data PTK pastikan 2 variable tersebut tidak dikesampingkan.

Pada Riwayat Kepangkatan dan Riwayat KGB masing-masing memiliki Tanggal (TMT) dan disinilah mayoritas kekeliruan terjadi. Tanggal yang dimasukan seringkali tanpa disadari tidak berurutan atau tidak konsisten.

Pangkat golongan dan masa kerja terakhir adalah yang memiliki variable TMT paling terbaru dari gabungan semua data pada riwayat kepangkatan dan KGB (tidak berdiri sendiri-sendiri). Artinya jika pada kepangkatan terakhir 4A - 17 Tahun dengan tanggal 01-04-2002 dan pada KGB terekam 3D - 14 Tahun dengan tanggal 01-02-2006 maka yang dianggap pangkat golongan terakhir oleh sistem adalah 3D - 14 Tahun.

Anggapan bahwa pangkat atau masa kerja tertinggi adalah yang tertangkap sistem tidak sepenuhnya benar, karena untuk semua data riwayat menggunakan data waktu sebagai data index periode riwayat tersebut.