Dapodik Helper

Melenceng sedikit dari pembahasan aplikasi Dapodik Helper. Bertepatan dengan tanggal 1 Mei telah dikeluarkan aplikasi Backup Sinkronisasi Dapodik yang baru oleh Direktorat P2TK dengan beberapa fasilitas tambahan, salah satunya bisa melakukan pengiriman langsung ke server.

Proses Instalasi BSD

Sebelum melakukan instalasi disarankan untuk mencopot/uninstall aplikasi BSD yang lama terlebih dahulu.

1. Unduh file instalasi dapodik helper dari sumber penyedia.
2. Masuk ke lokasi penyimpanan hasil unduhan dapodik helper.
   
3. Jalankan installer dengan cara melakukan klik dua kali atau (disarankan) klik kanan pada file installer kemudian pilih Run as Administrator.
   
4. Akan tampil jendela instalasi aplikasi kemudian pilih tombol Next.
   
5. Tampilan selanjutnya adalah persetujuan lisensi kemudian pilih tombol Next.
   
6. Pada pilihan tujuan instalasi disarankan untuk membiarkan tujuan yang sudah secara otomatis dipilih oleh aplikasi installer, kemudian klik tombol Next.
   
7. Apabila sebelumnya pernah memasang aplikasi BSD akan muncul konfirmasi folder yang sama sudah ada kemudian pilih tombol Yes untuk melanjutkan.
   
8. Pada tahap pemilihan folder start menu lanjutkan dengan memilih tombol Next.
   
9. Tahap selanjutnya adalah tawaran untuk memasang icon pada desktop sangat disarankan untuk mempermudah penggunaan, pilih Create desktop icon kemudian pilih tombol Next.
   
10. Untuk memulai proses instalasi pilih tombol Install, apabila masih belum yakin dengan pengaturan sebelumnya silahkan pilih tombol Back, sedangkan untuk membatalkan proses instalasi pilih tombol Cancel.
    
11. Proses instalasi membutuhkan waktu beberapa menit (tergantung kondisi komputer) , apabila proses instalasi selesai akan muncul jendela terakhir yang menyatakan proses instalasi sudah selesai, klik tombol Finish untuk menutup jendela installer.

Proses Bakcup Data Dapodik

1. Buka aplikasi BSD yang sudah terpasang pada komputer (disarankan dengan cara klik kanan pada icon kemudian pilih Run as Administrator)
   
2. Tampilan pertama aplikasi akan menampilkan daftar sekolah yang tersimpan pada komputer tersebut, pilih salah satu (apabila lebih dari satu) kemudian pilih tombol Lanjutkan.
   
3. Proses backup akan langsung dimulai tahapan demi tahapan seperti yang tampil pada kotak putih.
4. Selama proses belum selesai maka tombol ‘Kembali’ dan ‘Simpan’ dalam kondisi tidak aktif, apabila proses berhasil maka akan tampil seperti berikut
   
5. File hasil backup langsung dikitim ke server P2TK dikdas, disarankan menyimpan file pada komputer lokal juga dengan memilih tomobol Simpan.
6. Pengiriman ke server secara langsung dibatasi tiap hari tiap sekolah. Apabila telah berhasil mengirimkan pada pengiriman selanjutnya akan tampil seperti berikut.
   

Untuk menjawab pertanyaan teman-teman pengguna Dapodik Helper yang mengalami masalah saat membuka file CSV hasil export akan kita bahas disini agar apabila yang lain ada yang belum mengerti diharapkan bisa mendapatkan informasi juga.

Perlu diingatkan kembali mengenai format data CSV adalah file 'text' biasa yang menggunakan karakter tertentu sebagai pemisah antara kolom satu dengan yang lainnya dan antara baris satu dengan yang lainnya. Untuk pemisah antar kolom biasanya menggunakan karakter ',' (koma), ';' (titik koma), Tab. Sedangkan untuk pemisah antar baris biasanya menggunakan karakter ';' (titik koma) atau langsung dipisang antar baris text.

Untuk format yang digunakan Dapodik Helper dalam melakukan export data kedalam format CSV adalah menggunakan ',' (koma) sebagai pemisah antar kolom dan pergantian baris untuk pemisah antar baris/row.

Jika pengaturan 'pemisah' tersebut tidak sesuai maka file hasil export akan kelihatan berantakan seperti tampilan berikut saat dibuka menggunakan aplikasi Microsoft Excel

Format CSV

Apabila hal ini terjadi bukan berarti ada masalah dengan aplikasi Office atau Dapodik Helper yang terpasang pada komputer itu, namun hanya pada pengaturan saja yang belum sesuai. Silahkan tutup file CSV yang sedang dibuka kemudian masuk ke 'Control Panel' dan ikuti langkah berikut.

Untuk pengguna Windows XP pilih opsi 'Regional and Language Options'

Icon Regional and Language XP

Akan tampil seperti berikut, kemudian piliha tombol 'Customize'

Regional and Language XP

Jendela customize akan tampil seperti berikut

Custom Options XP

Pada tampilan 'Customize Regional Options' bagian 'List separator:' pastikan menggunakan ',' (kotak warna merah). Jika menggunakan karakter lain silahkan sesuaikan.

Untuk pengguna Windows 7 pilih opsi 'Region Language'

Icon Region Language Windows 7

Akan tampil jendela seperti berikut, kemudian pilih tombol 'Additional settings' (kanan bawah)

Region and Language Windows 7

Jendela 'Additional setting' mirip dengan 'customize' pada Windows XP yang harus disesuaikan yaitu pada bagian List separator.

Costumize Format Windows 7

Untuk pengguna Windows 8 silahkan disesuaikan.

Banyak saran masukan dari pengguna agar Dapodik Helper dilengkapi dengan fasilitas export data kedalam bentuk excel. Sebagai tindak lanjut dari masukan itu pada tanggal 21 April 2014 bertepatan dengan Hari Kartini dikeluarkan release aplikasi yang sudah menambahkan fungsi export data kedalam bentuk spreadsheet dengan format Comma Separated Value (CSV).

Tampilan Data Pokok

Sejauh ini yang sudah dapat di export adalah data Peserta Didik dan PTK (Pendidik dan Tenaga Kependidikan). Cakupan keluaran data yang diexport sama seperti pada proses cetak formulir hanya jumlah data yang dikeluarkannya saja yang berbeda, kalau untuk cetak formulir hanya menampilkan data individu terkait sedangkan pada fungsi export menampilkan semua individu pada sekolah yang dipilih.

Menu Export

Untuk menggunakan fasilitas ini bisa langsung dari tampilan jendela Data Pokok, kemudian pilih tab jenis data yang akan diexport (misal Peserta Didik). Pada tampilan data Peserta Didik tersebut klik kanan pada salah satu baris untuk memunculkan menu, kemudian pilih 'Export (*.csv)'.

Simpan File

Selnjutnya akan muncul jendela penyimpanan silahkan pilih target lokasi penyimpanan serta nama file untuk penyimpanan data tersebut, selanjutnya pilih tombol 'Save'.

Data hasil export yang sudah dalam bentuk CSV dapat dibuka menggunakan Microsoft Excel, Open Office, Libre Office dan spreadsheet office lainnya atau bisa juga hanya dengan menggunakan notepad. Sehingga lebih fleksibel dibandingkan menggunakan format XLS.

Data Hasil Export

Sejak dimunculkannya pilihan sekolah pada jendela pengaturan aplikasi banyak yang mengartikan kalau pengaturan ini digunakan untuk membatasi fungsi bakcup data. Hal ini akan kelihatan pada aplikasi dengan isi data lebih dari satu sekolah. Untuk aplikasi yang hanya menyimpan satu sekolah secara otomatis terpilih.

Menu Pengaturan

Fungsi pemilihan sekolah ini sebenarnya TIDAK PENGARUH untuk fasilitas backup data. Backup data tetap akan menarik semua data yang ada pada komputer tersebut tanpa memilih sekolah yang ada didalamnya.

Setting Pilihan Sekolah

Pengaruh pemilihan sekolah pada pengaturan aplikasi adalah pada tampilan 'Data Pokok'. Kalau sebelumnya aplikasi akan menampilkan semua data yang ada pada komputer tersebut, kini dibatasi hanya menampilkan data dari sekolah yang dipilih saja. Ada masukan dari teman-teman operator yang menggunakan aplikasi untuk multi sekolah yang mengalami kesusahan karena agak lama untuk menampilkan semua data tersebut terutama data peserta didik.

Tampilan Data Pokok

Banyak yang salah persepsi menyikapi backup restore data karena dianggap akan menimbulkan masalah pada proses sinkronisasi data dapodik. Hal ini sudah banyak yang berbagi informasi baik melalui media sosial facebook ataupun blog.

Melakukan backup restore sebenarnya tidak dilarang, tapi tidak juga bisa dilakukan pada semua kondisi data. Backup restore sangat dibutuhkan untuk menyelamatkan data dari hal-hal yang tidak diinginkan seperti aplikas terkena virus, sistem operasi dilakukan install ulang, komputer atau laptop hilang atau ganti, dan berbagai macam masalah lainnya.

Namun adakalanya melakukan restore data juga tidak diperbolehkan dalam kondisi tertentu. Saat anda sudah melakukan backup data kemudian anda melakukan sinkronisasi maka data hasil backup tersebut tentu saja kondisinya akan berbeda dengan data setelah sinkronisasi apabila ada perubahan data dari sisi server karena tentu saja data setelah sinkronisasi akan bertambah atau berubah, namun jika tidak ada perubahan dari sisi server tentu saja kondisi data akan sama dengan data yang sudah kita backup. Melakukan restore data setelah sinkronisasi yang mengalami perubahan data dari sisi server tentu saja tidak diperbolehkan karena jelas akan mengakibatkan kondisi data yang berbeda dengan data yang ada.

 Untuk itu pengguna Dapodik Helper diharapkan menggunakan fasilitas backup dan restore dengan bijak dan tidak sembarang melakukan restore data. Namun jika ketidak sengajaan proses restore telah dilakukan silahkan gunakan fasilitas 'Restore Temp Data' tetapi patut diingat bahwa restore temp data hanya mengembalikan data kondisi terakhir sebelum proses restore yang terakhir kali, jadi tidak bisa mengembalikan data yang sudah ditimpa lebih dari sekali.

Seperti kita ketahui Microsoft akan menghentikan support untuk windows xp dan office 2003 pada tanggal 8 April 2014 atau 3 hari lagi sejak informasi ini dimuat. Ada beberapa pengguna yang menanyakan 'Apakah setelah tanggal 8 Dapodik Helper juga tidak mendukung Windows XP?'.

Informasi akhir support Windows XP

Sebagai informasi, dari awal dibuat hingga saat ini Dapodik Helper diracik menggunakan Windows XP jadi pengguna tidak usah khawatir tentang kondisi ini. Bahkan setiap release aplikasi sebagai sistem operasi untuk melakukan uji coba yang pertama kalinya adalah menggunakan Windows XP. Dapat dibuktikan dari semua panduan dan penjelasan mengenai Dapodik Helper pada blog ini sampai saat ini semuanya mengggunakan Windows XP.

Secara teknologi yang digunakan untuk mengembangkan aplikasi Dapodik Helper menggunakan bahasa pemrograman C dan C++ yang notabene lebih flexibel karena bisa berjalan di banyak platform (tergantung tool kompilasi yang digunakan). Dan sampai saat ini paket pengembangan (development kit) yang digunakan masih menggunakan paket Windows XP dan Windows 7.

Banyak sekali yang bertanya dengan pertanyaan yang sama yaitu 'dapodik helper yang terbaru versi berapa?' atau 'dapodik helper yang saya miliki apakah sudah terbaru?' dan pertanyaan sejenis lainnya. Untuk mengetahui apakah aplikasi Dapodik Helper yang terpasang pada komputer Anda sudah terbaru atau belum bisa langsung memeriksa dari aplikasi langsung.

Pada menu 'Help' terdapat menu 'Update Aplikasi' seperti tampilan dibawah ini.

Tampilan menu update

Selanjutnya aplikasi akan terhubung ke server sumber untuk melakukan pemeriksaan versi aplikasi, silahkan tunggu beberapa saat (tergantung kondisi koneksi internet).

Apabila aplikasi yang terpasang pada komputer tersebut sudah terbaru maka akan ada tampilan 'Aplikasi sudah terbaru' informasi seperti berikut.

Aplikasi terbaru

Namun jika aplikasi yang terpasang bukan merupakan aplikasi terbaru maka akan tampil seperti berikut.

Aplikasi belum terbaru

Jika aplikasi belum terbaru silahkan download aplikasi yang tersedia pada halaman Download, kemudian lakukan instalasi seperti biasa. Saat melakukan instalasi yang kedua atau lebih maka otomatis akan melakukan update aplikasi Dapodik Helper tersebut sehingga tidak perlu melakukan uninstall terlebih dahulu. Namun jika menghendaki melakukan uninstall terlebih dahulu juga tidak masalah.